FODA CUANTIFICADO

Breve reseña sobre la herramienta FODA 

   La herramienta de análisis interno de una empresa llamado FODA es bastante conocida en el mundo de las organizaciones y ya goza de unos 50 años de antigüedad (originada por Albert Humphrey en 1970). De forma muy breve, la herramienta FODA analiza los aspectos internos y externos de una organización con el objetivo de tener una visión rápida de su situación interna y su relación con el entorno.

Dentro de los aspectos internos se analizan:

·       Fortalezas: todo los factores internos que fortalecen a la empresa, la hacen superior, son fuente de crecimiento y ventajas competitivas. Es todo lo que la empresa puede tener o hacer de una forma tal que le permiten fortalecerse y crecer como empresa. Y dependiendo del tipo de factor, lograr una ventaja versus sus rivales

·       Debilidades: son todos los factores internos de la empresa que tienen a generar problemas internos, trabas en su crecimiento y desventajas versus sus rivales. Son todas las cosas que la empresa hace mal o de forma deficiente, son situaciones que la comprometen y elementos internos peligrosos para su armonía. Son aspectos que de no mejorarse, van a limitar el crecimiento de la empresa o bien generar una caída en su actividad

Dentro de los aspectos externos:

·         Oportunidades: son aquellos factores del exterior que son potencialmente buenos para la empresa. Generalmente estos factores afectan no sólo a la empresa analizada, sino también al sector al cual esta corresponde, o quizá hasta la economía en su conjunto. Son aspectos que la empresa debe poder transformarlos potencialmente en una fuente de ventaja o de fortaleza. Son también una oportunidad potencial para los rivales de la empresa

·       Amenazas: son los factores del exterior que presentan un riesgo potencial para la empresa, su industria o la economía en su conjunto. En el caso de las oportunidades si la empresa no actúa para beneficiarse de esa oportunidad, en términos generales no le traerá una consecuencia negativa para su empresa de forma inmediata; aunque en el mediano o largo plazo sí se verán beneficiadas aquellas empresas que hayan sabido hacerse de esas oportunidades. En el caso de las amenazas, si la empresa no hace algo para neutralizarlas o no las tiene detectadas en su radar, es muy probable que de ocurrir esa amenaza genere consecuencias negativas para la empresa, aunque esta haya decidido no hacer nada con esa amenaza o no la haya detectado

   De esto se trata básicamente un análisis FODA, de desarrollar, capitalizar y extender fortalezas, apaciguar o eliminar las debilidades, aprovechar las oportunidades del exterior y neutralizar o eliminar las amenazas del exterior.

   Vale decir que muchas veces las estrategias para derrotar las amenazas o modificar las debilidades, vienen dadas por la misma detección de las fortalezas y oportunidades.

  No es la intención desarrollar el tema del análisis FODA, razón por la cual sólo haremos su enunciación para poder avanzar sobre la cuantificación del FODA.

Qué es la cuantificación del FODA?

   Cuantificar el FODA es otorgarle a cada factor interno y externo un puntaje que servirá para comparar cómo se gestionan los Factores Internos y los Factores Externos. Esto permitirá una comparación entre ambos aspectos de una empresa y a la vez permitirán hacer valoraciones y comparaciones en el tiempo que permitan ver la evolución de una forma más objetiva del desempeño de la empresa. Este análisis hace foco en la gestión y evalúa cómo se han tratado los factores internos y externos, más allá de los resultados económicos, financieros y/o comerciales que se puedan analizar de una empresa. En este tipo de análisis, el foco está puesto sobre la raíz misma de los problemas.

   A su vez, las valoraciones obtenidas con la cuantificación permiten hacer una comparación con otras empresas del sector que hayan utilizado la misma mecánica, sea que se pudieron obtener esos datos o sea que se investiga la situación de otra empresa a comparar.

   En resumen, la principal ventaja de la cuantificación es que el análisis FODA no finaliza en una enunciación de los factores, sino que permite darles un valor objetivo que servirá de referencia para un análisis en el tiempo o con otras empresas.

Ventajas adicionales de la cuantificación

   Una vez obtenidos los valores de los factores internos y externos, podemos realizar el Balance Estratégico de la empresa. Este balance compara el peso porcentual que tienen los Factores de Optimización (Fortalezas y Oportunidades) versus los Factores de Riesgo (Debilidades y Amenazas) para la empresa analizada. Los factores de optimización son aquellos que son fuente de crecimiento y fortificación organizacional, tanto actual como potencial. Los factores de riesgo son aquellas fuentes de deficiencias internas, conflictos o amenazas potenciales que ponen o podrían poner el riesgo el buen desempeño de la empresa.

   Finalmente, con los valores obtenidos, podemos colocar a la empresa en una Matriz FODA, que es una sencilla y práctica herramienta para presentar la situación actual de la empresa de una forma muy clara. El eje vertical nos dirá si en la empresa analizada pesan más las fortalezas o debilidades. El eje horizontal nos indica si tiene mayor peso las oportunidades o  las amenazas.

Análisis de los Factores Internos (y Externos)

   Para comenzar con la tarea de cuantificación, ya debemos tener desarrollada la herramienta FODA para la empresa analizada. Entonces debemos seguir los siguientes pasos:

1.       Listar todas las Fortalezas encontradas de forma vertical

2.   Listar todas las Debilidades encontradas verticalmente (no hay un consenso al respecto, pero la lista no debiera pasar de 5 u 8 factores tanto para el caso de Fortalezas  como de Debilidades. Si el número fuera mayor, debieran centrarse en los 5 u 8 factores más importantes que se hayan encontrado)

3.       Valor de Importancia: se debe asignar a la derecha de cada Factor Interno un valor del 1 al 5, siendo 1 cuando su importancia es muy baja o nula, y siendo 5 cuando la importancia de este factor para empresa es muy importante. El criterio de representar la importancia real de cada factor para la empresa. Debe salir de un buen análisis y una buena reflexión; lo ideal es que provenga de quien más conozca la empresa (dueño, director, gerente general, etc) y acompañado u orientado por el profesional especializado

4.       Ponderación de Importancia: se deben sumar todos los factores internos del paso anterior y colocar el resultado como el total de la columna. Luego, en una columna contigua a “Valor de Importancia” se debe colocar la columna “Ponderación”. Esta columna divide cada valor asignado a cada factor del listado por el total obtenido en la suma de la columna de factores internos. Se debe verificar que la suma de la columna Ponderación de: 1

5.      Calificación Empresa a Cada Factor: ahora, para cada factor se debe asignar un valor del 1 al 5 según cuán bueno sea el desempeño de la empresa para con el factor en cuestión. 1 significa que la empresa no lo gestiona para nada bien, que es muy defectuosa con respecto a ese factor. 5 quiere decir que la empresa hace una gestión sobresaliente de este factor (en el caso de una fortaleza querrá decir que la empresa gestiona perfectamente el factor y le saca el máximo provecho, en el caso de una debilidad un valor 5 querrá decir que la empresa está manejando de forma muy satisfactoria la debilidad, ya sea porque la neutraliza, la está trabajando, o ha logrado contrarrestarla de algún modo)

6.     Calificación Ponderada: este es el resultado de análisis. Surge de multiplicar la Ponderación (el peso que para la empresa tiene un determinado factor) por la Calificación Empresa (qué tan bien o mal la empresa gestiona el factor). Luego de multiplicar todos los factores, se deberán sumar para obtener el valor final de la columna.

7.        Resultado Obtenido: el resultado obtenido como suma de toda la columna del paso anterior se puede encontrar entre 1 y 5. Donde 1 significará que la gestión de Factores Internos es muy mala y corre peligro su subsistencia. El 5 significa que la empresa gestiona de manera perfecta sus factores internos: potenciando fortalezas y neutralizando o eliminando debilidades. Será muy poco común que una empresa se para el alguno de esos dos valores. Por lo general el valor estará cercano al 3. 3 quiere decir que el dominio de los factores internos de la empresa es promedio.

Escala Calificación Ponderada de Factores

   De esta forma hemos obtenido la Calificación Ponderada Total de Factores Internos. Para el caso de los Factores Externos (Oportunidades y Amenazas) debemos de repetir todos los pasos previos pero en lugar de listar fortalezas y oportunidades, lo haremos con oportunidades y amenazas. Hasta encontrar el valor final de la calificación ponderada cuyo análisis numérico es equivalente al análisis aplicado para el de los factores internos.

  Al pie les dejo un link donde podrán descargar un presentación en Power Point sobre un caso aplicado de FODA Cuantificado.

Balance Estratégico

   Para estos valores y análisis adicionales, simplemente deberemos trabajar con los valores obtenidos en el desarrollo anterior. Vamos a ver:

Balance Estratégico = Factores de Optimización + Factores de Riesgo

donde:

Factores de Optimización = Fortalezas + Oportunidades

Factores de Riesgo = Debilidades + Amenazas

·      Fortalezas = sumatoria de todas las calificaciones ponderadas de los factores de fortaleza

·       Debilidades = sumatoria de todas las calificaciones ponderadas de los factores de debilidad

·         Oportunidades = sumatoria de todas las calificaciones ponderadas de los factores de oportunidades

·      Amenazas = sumatoria de todas las calificaciones ponderadas de los factores de amenazas

   Para obtener el valor del Balance Estratégico deberemos sumar Factores de Optimización y Factores de Riesgo. Y luego deberemos dividir los Factores de Optimización y los Factores de Riesgo cada uno sobre el valor del Balance Estratégico para así obtener los % de cada uno.

Por ejemplo, si:

Bce. Estratégico = FO + FR

5,92 = 3,51 + 2,41

entonces el resultado será:

Bce. Estratégico = FO + FR

100%  = 59,3% + 40,7%

   Lectura del Balance Estratégico:

·         FO > FR : cuanto más elevada sea la participación de los FO en el Balance, quiere decir que mejor gestiona la empresa los factores de optimización. Ya que aprovecha de una forma muy buena sus fortalezas y sabe capitalizar o está trabajando para capitalizar las oportunidades del entorno. Esto la pone en una condición más que favorable para afrontar y mejorar sus debilidades y para neutralizar o eliminar amenazas

·       FO = FR : en esa situación los factores están en iguales condiciones dentro de la empresa. En esa situación, probablemente la empresa se encuentre estancada, con poco crecimiento y dependerá de qué factores primen para determinar si la empresa logrará salir de ese punto muerto o si comenzará una etapa de declive

·       FO < FR: en esa situación, los FR que enfrenta la empresa no están siendo bien administrados o bien son muy fuertes para la empresa. Esta condición implica acciones correctivas inmediatas ya que o sus debilidades la están condicionando por demás o bien las amenazas son muy fuertes y la empresa nada está haciendo al respecto

   Ese análisis es ideal para presentarlo en un gráfico de torta, donde a nivel directivo será de gran ayuda para mostrar la situación empresaria y acompañar los informes relacionados.

Matriz FODA

   Para la matriz FODA, también trabajamos con los valores que ya obtuvimos. En el eje vertical están los factores internos de Fortaleza y Debilidad y se coloca la empresa en el valor que dé el resultado de Fortalezas -  Debilidades, con los valores sumados de las calificaciones ponderadas que ya hemos calculado. En el eje horizontal se restan los factores externos: Oportunidades – Amenazas y se coloca la empresa en el punto que de esa resta.

   Luego buscamos la intersección entre el valor horizontal y vertical y podemos determinar en cuál cuadrante está la empresa analizada.

Por ejemplo:

   Esta empresa se encuentra en el cuadrante de Fortaleza – Oportunidad: esto quiere decir que la empresa se encuentra en un cuadrante donde pesan más los factores de optimización como habíamos mencionado, son más fuertes sus fortalezas y sus oportunidades que las debilidades y las amenazas.  En este cuadrante deberá capitalizar oportunidades con sus fortalezas y en base a esa combinación desarrollar estrategias para eliminar debilidades y neutralizar amenazas.

   Los cuadrantes posibles son:

·    F-O: el cuadrante de mayores beneficios posibles. La empresa domina las oportunidades o las aprovecha y desarrollar muy bien sus fortalezas. Son la base para generar estrategias que eliminen amenazas y transformen debilidades

·          F-A: este cuadrante supone que la empresa posee fuertes fortalezas y buena gestión de las mismas, pero la amenaza del entorno son muy fuertes o bien no están siendo bien afrontadas. Puertas adentro la empresa tiene una situación sólida pero el entorno es amenazante. La empresa debiera buscar una forma de protegerse de estas amenazas y buscar mayores oportunidades en el entorno

·      D-O: este cuadrante indica que priman las debilidades internas, hay problemas internos graves que deben ser resueltos. Y el entorno se muestra potencialmente  beneficioso. Pero la empresa carece ahora de una estructura interna apta para sacar provecho de esas oportunidades dadas por el sector.  Deberá rápidamente mejorar su condición interna mientras dure la benevolencia del entorno y tratar de capitalizar esas oportunidades antes que sea tarde y se complique demasiado internamente o sus rivales copen las oportunidades para sí mismos

·         D-A: este es el peor cuadrante donde la empresa puede ubicarse. Implica una gran problemática interna, condiciones desfavorables y un entorno muy amenazante. El trabajo a realizar por la empresa implica actuar rápidamente para cambiar su situación interna y vigilar constantemente lo que pasa en su entorno para no recibir agresiones del exterior. Es una situación muy comprometida. Donde deberá trabajarse día a día por llevar a una situación de cuadrante F-A, para contrarrestar las amenazas de forma sólida y con una empresa más ordenada.

   Como conclusión, el FODA cuantificado es una gran herramienta para hacer seguimientos objetivos de la situación empresaria y poder compararla ya sea en el tiempo o con pares del sector o la industria.

   A la vez, permite análisis y gráficos efectivos a la hora de comunicar informes para la toma de decisión o indicar cómo es la situación de una empresa. Sirve tanto para exposiciones a directivos, reportes de dueños o informes externos de consultores.

   En el link podrán descargar un caso práctico con el paso a paso para hacer un FODA cuantificado.
Power Point Caso de FODA CUANTIFICADO

 Espero que sea de gran ayuda y utilidad!

  No dudes en ponerte en contacto ante cualquier duda!

Saludos!!

Bibliografía

Wheelen T. y Hunger J. (Ed. 2007). Administración Estratégica y Política de Negocios. México. Pearson Educación.