Mandos Medios en las PYMES- PARTE III

Bienvenida y Bienvenido!

En esta publicación vamos a finalizar el tema de la generación de Mandos Medios para una PYME. Espero que sea de tu interés y que esta Parte III pueda contribuir a la mejora y claridad empresarial.
Vamos!

Cómo generar el mando medio?

    La generación del mando medio comienza con reconocer esta necesidad y lograr entender bien qué es y para qué se implementará esta posición. O se redefinirá en el caso que ya exista una posición similar.

    Los dueños de la PYME debieran definir el objetivo del puesto, sus funciones y tareas principales. Debieran poder ubicarlo en un organigrama de la empresa y definir quién será su superior (debieran ser los dueños o el dueño) y quiénes estarán bajo su responsabilidad (debieran ser los niveles operativos y/o los niveles administrativos).

   Deberían definirse las competencias que deberá tener la persona: conocimientos necesarios, aptitudes y actitudes deseadas. Una parte de esta definición viene dada por las características del puesto a desempeñar, pero otra parte muy importante será relativa a los criterios, el ADN y la cultura propia de la empresa. Y claro, de las preferencias de los dueños.

   Con el nombre del puesto, las funciones, las tareas y las competencias deseadas se obtiene un documento llamado Análisis y Descripción de Puesto. Ese es el output del proceso de armado de un nuevo puesto laboral. Una vez obtenido el mismo luego de un proceso reflexivo, el primer paso a seguir es buscar el candidato a ocupar la posición.

   Debieran analizar cuidadosamente si alguien de la empresa ya cumple con el puesto definido o si será alguien reclutado desde el exterior de la empresa. Una apreciación personal pero fundada en experiencias empresariales, evitar en lo posible cubrir esta posición con el hijo, primo, sobrino, hermano, etc del dueño. No es algo taxativo, pero es un buen consejo para una armonía y transparencia más naturales. Entre otros motivos, muchas veces se corre el riesgo de colocar en la posición un familiar o allegado de los dueños que no siempre es idóneo para el puesto; socavando la posibilidad de encontrar alguien con mayor capacidad o experiencia para la posición. Luego podremos ampliar al respecto en algún artículo sobre empresas familiares.

   Si esta persona ya se encuentra en la empresa se le deberá hacer el proceso de información del puesto, propuesta, inducción y promoción final al puesto. Con el debido acompañamiento en sus primeros pasos.

  

   En caso que sea un externo, debiera realizarse un proceso de reclutamiento y selección de personal dirigido al mundo laboral.

   Sea cual sea la opción definida, los dueños deben entender que esto tiene crucial importancia para la empresa. No puede ser tomado a la ligera. Con lo cual es más que recomendable que este proceso sea afrontado por personas capacitadas. Bien podría ser el dueño si tiene los conocimientos y experiencia necesarios, también podría apoyarse en recursos humanos (si ya cuentan con alguien en el área) o podría tercerizar el servicio mediante un consultor externo  que sepa de la temática o una empresa que brinde servicios de reclutamiento y selección de personal.

Proceso de ingreso de la nueva posición

   Para finalizar, algunas recomendaciones sobre el proceso de entrada de esta persona a la posición:

·        Primera reunión oficial con los dueños o el dueño: tanto si la posición se cubre con personal interno como externo, una primera reunión donde los dueños puedan ser totalmente claros y transparentes respecto al objetivo de esta posición y las expectativas generales que tienen sobre la misma, será clave y necesaria. Será importante lograr conectar con esta persona contándole la situación de la empresa y lo que llevó a esta búsqueda, desde lo más sincero y claro

·        Una breve inducción más técnica que puede ser dada por los dueños acompañados de un consultor o de Recursos Humanos. Esta inducción tiene el objetivo de explicar los aspectos formales y técnicos del puesto. Como son el organigrama, el análisis y descripción de puesto, los sistemas a utilizar, y otros detalles técnicos

·          Legitimación: en el contexto de una PYME tradicional que ya tiene un recorrido con una relación estrecha y “desde el primer día” entre empleados y el dueño, ingresar una persona externa a la organización quien ahora va a tener gran contacto y confidencialidad con el dueño y a la vez va a tener la responsabilidad por sobre algunos de estos empleados, puede generar ciertos roces, resistencias o ruidos. Más allá del carisma y la empatía de la persona ingresarte, es aconsejable que el dueño o dueños comuniquen en una reunión corta, concisa y relajada quién es esta persona y cuáles serán sus tareas; mostrando de una forma suave, clara y correcta, que contará con el apoyo de ellos mismos. Aún si la persona ya estuviese trabajando en la empresa, igualmente bueno es que se legitime el cambio de su posición para con sus compañeros bajo al apadrinamiento de los dueños

·     Acompañamiento. Por más ágil, pro-activo y desenvuelto que sea el candidato, es crucial su acompañamiento en las primeras etapas del desarrollo de este puesto. Pues si ha habido errores en su definición, es el período de cambios y adaptaciones adecuado. También, es importante este seguimiento activo para ver si la persona ha entendido correctamente los aspectos técnicos, formales e informales del puesto

   Los procesos claves de la administración son Organizar, Planificar, Dirigir y Controlar. Quedará de aquí en adelante la crucial tarea del Control. El control periódico sobre los resultados de la posición. Se deberá seguir de cerca al nuevo puesto ajustando los desvíos que puedan ir ocurriendo. En el caso de que la persona sea por el motivo que fuere no se adaptara a la empresa, se deberá evaluar un acompañamiento más cercano, algún proceso de capacitación, o bien evaluar si corresponderá reiniciar el proceso de búsqueda.

   El dueño también deberá poder hacer un balance luego de un tiempo prudencial. Si el considera que ha ganado tiempo, si su cabeza está más tranquila y enfocada, si puede concentrarse en el negocio y hacer crecer la empresa, si ha ganado más tiempo con sus seres queridos, el saldo es positivo. Si la empresa se ha adaptado al cambio, si los ruidos de comunicación interna han disminuido, si la información sube y baja de forma más clara, el saldo es positivo.

   Si esta situación se logra, la empresa habrá podido frenar un tiempo de declive o de amesetamiento y podrá estar pronta para afrontar una nueva etapa de crecimiento. Habrá afrontado posiblemente una micro etapa de declive, para luego regresar a la senda de crecimiento que le permitirá convertir ese punto de inflexión en un salto cualitativo.

   La premisa fundamental de la administración es la MEJORA CONTINUA. Con lo cual, siempre deberemos estar atentos y monitoreando la empresa y su entorno, para anticiparnos a los cambios y tratar de estar siempre renovando las etapas de crecimiento.

   A modo de repaso, hemos planteado que las PYMES llegan generalmente a un momento de su vida donde necesitan generar un Mando Medio como parte de una solución a un posible estancamiento o proceso de declive que viene en un punto de inflexión determinado.

  Hemos revisado las etapas del ciclo de vida de las empresas y cómo podría un mando medio contribuir a alivianar la carga de los dueños y potenciar el crecimiento de la empresa.

   Finalmente, vimos los aspectos más importantes a la hora de pensar en la posición de mando medio y cómo desarrollar su búsqueda.

  Espero que el material haya sido de ayuda. Si tienes consultas, dudas o preguntas, por favor no dudes de ponerte en contacto!!

SALUDOS!!!!