Mandos Medios en las PYMES- PARTE II

Bienvenido y Bienvenida!!

Luego de haber repasado en la Parte I algunas situaciones que atraviesan las PYMES y sus etapas de crecimiento, avanzamos con el punto de inflexión en la vida de ellas y la necesidad de un Mando Medio.

Punto de inflexión en el crecimiento de una empresa 

   Este punto de inflexión se suele describir por aspectos como el del siguiente escenario:

·    Entre 3 y 5 años de vida de la empresa (estimado)

·    Crecimiento sostenido de la actividad empresarial (ventas, prestaciones y toda la actividad administrativa que eso genera)

·    Aumento en la facturación

·     Falta de capacidad operativa para cumplir con la demanda creciente

·     Nivel de la estructura humana en crecimiento (especialmente del nivel operativo)

·     Aumento de la complejidad administrativa: mareos contables, impositivos y operativos

·     Aumento del incumplimiento de compromisos comerciales, operativos, pagos, vencimientos legales e impositivos

·      Aumento gradual de problemas en el entretejido comunicacional con el personal de la empresa. Dificultad y complejidad para lograr canales de comunicaciones y mensajes claros

·      Nacimiento de inconformidades por parte del personal y de clientes

·      Aumento en el nivel de discusiones o conflictos con los socios, directivos o incluso la familia propietaria

   Si traducimos todas estas características de la situación de la empresa, podemos entender que la empresa ha logrado establecerse como una nueva jugadora en el mercado (nacimiento) y ha conseguido entrar en una senda de crecimiento donde la empresa se enfrenta a un punto de inflexión en el cual la forma aprendida de administración, gestión y desempeños ya no son suficientes para el tamaño o el nivel de actividad que está adquiriendo. Es el punto donde la empresa está necesitando dejar de ser un “kiosco” para pasar a ser un “almacén” o mejor aún, un “supermercado”.

   Esto implica afrontar que muchas de las costumbres de gestión y de actividad internas de la empresa están posiblemente quedando obsoletas. Lo que hasta hoy nos trajo por un camino de crecimiento durante 5 años, ya no se puede sostener. Y es preciso atacar este problema o la empresa entrará en un ciclo de meseta (no necesariamente madurez) y empezará inevitablemente un ciclo de declive.

   Varios son los aspectos que la empresa debería comenzar a gestionar para su cambio y para poder hacer el click necesario y continuar con una nueva senda de crecimiento. Pero en esta ocasión nos vamos a centrar en la generación de un Mando Medio.

  

   Un foco de problemas es la necesidad de generar un puesto que haga las veces de mando medio. Es común que en el punto descrito la empresa no cuente aún con un mando medio (o  que no esté bien definido) por lo cual al dueño o a los socios se les está comenzando a complicar la gestión empresarial, contribuyendo a los aspectos antes mencionados.

  

   En la etapa de nacimiento de la empresa, el dueño es quien se encarga de hacer casi el 100% de las tareas que componen la actividad empresarial. Puede ser que quizá cuente con ayuda que se encargue más bien de la ejecución operativa y alguien que colabore con la administración de documentos. Pero en muchos casos, el dueño, aun no siendo él quien lo ejecuta propiamente dicho, tiene el total conocimiento y gestión de cuanta actividad se realice en su empresa. Así es común que en esos años el dueño promocione la empresa, concrete ventas, dirija la producción o prestación del servicio (quizá la ejecute), se encargue de la entrega del producto, realice las tareas de cobro, gestione los números de la empresa, se encargue del trato con proveedores, pague los impuestos y tenga tiempo para su vida personal. Durante esos años de nacimiento y crecimiento la empresa es tan “básica” que no hay grandes desafíos o necesidades (aparentes) de grandes planteos estratégicos. La empresa logró ser un jugador más del mercado, y allá va, aumentando sus ventas mes a mes.

   Pero llegado al punto de inflexión citado la empresa  necesita más. Necesita una evolución en su gestión, en su administración y en su plan estratégico a mediano y largo plazo. Poco probable es que el dueño de la empresa con la carga ejemplificada más arriba pueda detenerse un momento siquiera para pensar en un plan estratégico. A sus ojos, eso es innecesario puesto que la empresa sigue creciendo, “no hay tiempo” y el debe preocuparse de lo urgente.

   Pero lo cierto es que de no detener estas deficiencias que empiezan a aparecer la empresa puede entrar en su fase de declive, o bien generar tantas problemáticas internas y externas que difícilmente pueda remontar su situación. Y si lograse remontarla, puede que grandes cicatrices y pérdidas económicas queden en consecuencia.

   Qué ha pasado entonces? Pues el dueño o los dueños de la empresa ya no pueden con todo. Tan claro y duro como eso.

   Es momento de que entre los colaboradores de la empresa y el dueño aparezca una figura de gestión. Es preciso que el dueño o dueños se alejen un poco del ruido de la operación para centrarse un poco más en la estrategia.

   Es aquí que se hace necesaria la creación de un puesto de mando medio. Si bien suena como algo común, o si bien es cierto que a estas alturas la empresa ya posiblemente tiene algunos “departamentos” y jefes, no siempre está creada la figura del mando medio. O no siempre está bien configurada.

La necesidad de un Mando Medio 

   Por qué crear un mando medio para una PYME?

·        Materialmente, el tiempo no alcanza para que el dueño o dueños cubran todos los aspectos de gestión, supervisión y control de la empresa. O por lo menos ya no, dado el crecimiento que está enfrentando

·         El dueño o dueños, deberían de a poco ir ganándose cada vez más tiempo para dedicarse al core del negocio. Para generar tratos comerciales, para planificar y desarrollar una estrategia empresarial

·         En concordancia con el punto anterior, el dueño debe ir dejando de lado aspectos más tácticos y operativos de la empresa. Debe de a poco ir logrando la abstracción y distancia que le permita gestionar la empresa como un todo y cumplir objetivos de mediano y largo plazo. No quiere decir que se desentienda completamente, pero debería pasar de estar sobre la operación diaria, a por ejemplo limitar dos horas semanales a reuniones de informes de gestión. Que podrían serle brindados por el responsable del sector o bien por el mando medio

·       Armonía empresarial: conforme crecen la empresa y las responsabilidades del dueño, aumenta su estrés a la vez que la empresa está inmersa en turbulencias del crecimiento. Esto puede terminar en que se empiecen a ver roces en la comunicación con el personal, mensajes mal interpretados, canales de comunicación confusos, y en definitiva, ruidos en el clima laboral

·        El aumento de las tensiones, estrés, y actividad laboral, puede ir socavando la vida personal y familiar del dueño

   Y qué ventajas puede tener generar un mando medio?

·        El mando medio debiera representar al dueño o dueños, siendo capaz de afrontar problemáticas con autonomía y lograr la conducción de la empresa. A menos en las temáticas acordadas con el dueño. Esto le restaría carga temporal de trabajo y aliviaría las cabezas de los dueños

·        El tiempo ganado, debería permitirle a los dueños (siempre que haya probada confianza en el desempeño del mando medio) enfocarse en el core del negocio, comenzar a planificar más estratégicamente y desarrollar un plan. Debería permitirle reflexión y definición de objetivos de mediano y largo plazo que hasta ahora estaban siendo desatendidos o eran inexistentes

·        El mando medio debiera lograr decodificar los lineamientos de los dueños, y hacerlos llegar de la mejor manera posible al sector operativo de la empresa, o bien a los sectores administrativos. Es clave su rol como “resorte” entre los dueños y toda la estructura organizacional. Debe poder entender a los colaboradores de la empresa y poder lograr también un buen canal ascendente de comunicación

·        Conforme los resultados de esta implementación se materialicen, la empresa consiga armonía, y los dueños puedan enfocarse en el core y en hacer la estrategia, más realizados se sentirán estos, más livianos podrán afrontar sus tareas y por consiguiente mejorará su propio nivel de vida y familiar

   En síntesis, la creación de un puesto de mando medio tiene como finalidad ser el resorte entre la estructura de la empresa y los dueños. Debe poder representarlos en funciones de la mejor manera posible y poder reportar todo cuanto pase en la empresa. Debe lograr ser un buen canal de comunicación, tanto descendente como ascendente. Esto logrará mejorar el andar de la PYME y otorgará la confianza y espacios necesarios para que el dueño pueda centrarse en lo que en definitiva podrá hacer crecer a la empresa, y generar ciclos de crecimiento o madurez más sostenibles en el tiempo.

   A modo de repaso, hemos pasado por el punto de inflexión y la oportunidad de cambio que tiene la empresa. Hemos visto que entre muchas de las necesidades y mejoras que deberá aplicar, contar con una persona en cual ir delegando la conducción, es un aspecto clave: la generación de un Mando Medio.

  En la tercera parte veremos algunos tips para generar y definir esta posición.

  Espero que haya sido de interés! dejá tu comentario o consulta,

SALUDOS!!